El Módulo BPM permite coordinar cualquier proceso empresarial, a partir de la definición de la secuencia de tareas que lo conforman y la consiguiente vinculación de esas tareas con programas y personas responsables de su ejecución de forma que es el sistema el que canaliza el flujo de trabajo hacia las personas o equipos de personas, automatizando por tanto la ejecución del proceso. Con ello se evitan ineficiencias a nivel de coordinación de personas, por olvidos o mala gestión.
El Módulo se compone de una herramienta que permite diseñar o modelar el flujo del proceso y de un gestor que permite la ejecución / secuenciación del proceso en base al diseño realizado. Si además se establecen unos indicadores para cada proceso o tarea, el Módulo permite la monitorización del grado de consecución de los mismos, de modo que posibilita la mejora continua.
Se completa así el ciclo diseño-ejecución-control básico en una organización orientada a la gestión por procesos, optimizando la calidad, plazos y costes con los que éstos se ejecutan.
El BPM facilita la integración de tareas que las personas han de realizar tanto con LIBRA como con otros sistemas de gestión, ya que permite establecer formularios personalizados en cada una de las etapas del proceso, permitiendo la llamada a cualquier aplicación LIBRA o externa tanto para registrar una determinada información como para introducir datos.
Para terminar, a través del Módulo de Movilidad On-line existe la posibilidad de gestionar procesos desde dispositivos móviles (tabletas, teléfonos), de forma que un usuario/a puede asumir tareas o visualizar el estado de un proceso desde fuera de la empresa.
Ejemplos de procesos susceptibles de coordinarse a través del BPM:
- Todos los procesos relacionados con el control de calidad de la empresa (reclamaciones de clientes, no conformidades a proveedores/as, etc.).
- La gestión de expedientes de exportación.
- La conformación de facturas de compra.
- La baja de un elemento de inmovilizado.
- La apertura de los ficheros maestros de LIBRA.
- Herramienta para diseñar los procesos, que aporta las siguientes funcionalidades:
- Opción de establecer tareas secuenciales y en paralelo.
- Opción de definir fichas personalizadas para la recogida de información en cada tarea, mediante un formulario que puede contener los campos que se requieran en cada caso. Dichos campos pueden ser abiertos o campos en los que se recoja información procedente de alguno de los ficheros de LIBRA, tanto de ficheros maestros como de ficheros de transacciones.
- Opción de exportar o importar procesos y opción de partir de procesos ya definidos para adaptarlos o ajustarlos.
- Opción de anidar unos procesos dentro de otros más amplios.
- Opción de integrar cualquier programa de cualquier módulo LIBRA como parte integrante de un proceso.
- Opción de vincular tareas del proceso tanto a personas como a equipos de personas.
- Gestión documental asociada al diseño del flujo, para poder adjuntar documentos relevantes a cada proceso (ej.: instrucciones de trabajo, diagramas de flujo, etc.).
- El gestor de tareas lleva a cabo la ejecución del proceso de acuerdo al diseño realizado.
- Cada usuario/a dispone de un panel de procesos pendientes de ejecutar que le da acceso directo a la lista de tareas que podrá asumir y realizar.
- El sistema permite diferentes funciones asociadas a los distintos roles que puede tener un usuario/a (responsable de grupo o usuario/a normal). De este modo, un usuario/a con la debida autorización puede reasignar o quitar una tarea del panel de otro usuario/a.
- Se aprovecha la información recogida en tareas del proceso previas, evitando tener que introducir nuevamente datos que el BPM ya tiene.
- Existe la opción de supervisión de los procesos, que nos permite visualizar el estado de cada uno de ellos: las fases por las que ha pasado, los usuarios/as que han participado en el mismo, la situación en la que se encuentra actualmente, etc.
- Opción de establecer indicadores de seguimiento a nivel de proceso y tarea:
- Se facilita el control de indicadores de gestión de procesos como pueden ser tiempos de ejecución, tiempos de espera, número de procesos en cada uno de los estados, etc.
Alerta
Automatismo que ofrece LIBRA para informar o alertar al usuario sobre un determinado evento. Las alertas en LIBRA se pueden establecer en función de cualquier dato existente en la base de datos, lo que permite definir cualquier tipo de condición que pueda requerirse. Las alertas se pueden mostrar al usuario por pantalla o bien mediante el envío de un mensaje al móvil o de un correo electrónico.
Equipo de trabajo o usuario
Forma de agrupar usuarios en LIBRA orientada a la gestión de procesos, que permite asignar tareas a un grupo, de tal modo que dichas tareas puedan ser realizadas por cualquier persona de dicho grupo, aunque se establezcan distintos roles, que permitan por ejemplo el que una persona del grupo puedan tener acceso a reasignar la tarea.
Estado de un proceso
LIBRA permite definir diferentes estados de un proceso, para facilitar su gestión. Se facilita de este modo el poder realizar consultas.
Expediente
Denominación interna utilizada para almacenar la información sobre la ejecución de un proceso.
Flujo
Secuencia de actividades que conforman el proceso. La descripción de los flujos de procesos se suele realizar mediante un flujograma gráfico.
Indicador
Variable cuantitiva utilizada para medir un determinado aspecto de la gestión.
Organización por procesos
Forma de organización que se centra en la coordinación de los procesos, más que en una visión departamental de la empresa.
Plantillas de un proceso
Se refiere a los formularios utilizados para recoger la información de cada una de las fases de un proceso determinado.
Proceso (Gestión de Procesos (BPM))
Secuencia de actividades definidas por un flujo, que tiene unas entradas o inputs y genera unas salidas o outputs, para cubrir una determinada función u objetivo.
Reglas de negocio
Expresión que hace referencia al sistema de trabajo de una organización y a las políticas de gestión de la misma.
Subproceso, actividad, tarea
Un proceso puede subdividirse en unidades menores que pueden denominarse subprocesos, actividades o tareas. Para no generar un debate terminológico, los términos que se están describiendo se considerarán sinónimos, ya que en el lenguaje cotidiano se utilizan indistintamente. Lo que se pretende indicar es que un proceso puede desglosarse en subprocesos o tareas, que a su vez pueden dividirse en otras tareas de mayor nivel de detalle, con una estructura jerárquica.
Tipos de expediente (Gestión de Procesos (BPM))
Equivalente a tipos de proceso. Con este concepto LIBRA permite categorizar los procesos en función de la tipología, pudiendo asociar usuarios en función del tipo de proceso, facilitando de este modo la gestión.
Consulta las nuevas funcionalidades incorporadas al módulo en los últimos años:
